Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen Faxen und in E-Mails

Es ist ein Thema mit Ewigkeitswert: Welche Angaben gehören auf den Briefkopf eines Unternehmens?

Es gibt gesetzliche Vorschriften für den Einzelkaufmann, die OHG, die KG, die GmbH & Co. KG (und alle anderen KG-Mischformen) und die AG. Andere Unternehmen (insbesondere die BGB-Gesellschaften, GbRs) müssen Vor- und Zunamen aller Gesellschafter angeben.

Wo müssen die Pflichtangaben stehen?

Pflichtangaben müssen auf allen Geschäftsbriefen stehen.

Was ist ein „Geschäftsbrief“?

Geschäftsbrief ist jede schriftliche Mitteilung, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet wird. Das sind insbesondere:

• alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen;
• alle Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.

Seit einigen Jahren hat der Bundesgesetzgeber klar gestellt, dass jede Form von Geschäftsbriefen von der Pflicht zu Mindestangaben erfasst ist, also auch

• E-Mails oder
• Telefaxe.

Für Rechnungen gelten aufgrund des Steueränderungsgesetz 2003 weitere Regelungen.

Was fällt nicht unter "Geschäftsbriefe"

Nicht als Geschäftsbrief gilt der rein interne Schriftverkehr des Unternehmens (etwa zwischen bestimmten Abteilungen, Büros oder Niederlassungen Ihres Unternehmens. Ebenfalls keine Geschäftsbriefe sind Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten (Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen, wohl aber: Info-Post und Briefwerbung).

Ich habe keine Handelsregisternummer / Umstatsteueridentifikationsnummer (UStIDNr.) wie soll ich sie angeben?

Gar nicht. Wenn Sie keine Handelsregisternummer bzw. keine Umsatzsteueridentifikationsnummer (UStIDNr.) haben, brauchen Sie sie auch nicht angeben.

Dasselbe gilt z. Zt (03/2010) noch für die Wirtschaftsidentifikationsnummer. Diese geistert als Gespenst durch Abmahnungen und Internetforen. Die Wahrheit zur Wirtschaftsidentifikationsnummer lautet: es gibt sie in Deutschland (noch) nicht! Die Vorgabe kommt aus Brüssel und muss (irgendwann) umgesetzt werden. Das Bundeszentralamt für Steuern beginnt frühestens Mitte 2010 mit der Vergabe der Nummern.

Müssen die Pflichtangaben an einer bestimmten Stelle auf dem Brief geführt werden

Nein. Konkrete Vorschriften darüber, wo auf dem Geschäftsbrief die Pflichtangaben abgedruckt werden müssen, gibt es nicht. Die Angaben müssen jedoch deutlich lesbar sein.

Sind zusätzliche Angaben möglich?

Ja, solange sie weder irreführend noch unlauter sind und auch nicht Rechte Dritte (z. B. fremde Markenrechte) verletzen.

Gibt es noch andere Arten von Pflichtangaben?

Ja. Nach der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV), der BGB-Informationspflichten-Verordnung (BGB-InformationspflichtenV) und dem Telemediengesetz (TMG) gibt es weitere Angabepflichten. Insbesonderer das sog. Webimpressum (auch "Internet Impressum", eigentlich "Anbieterkennzeichnung") ist hier zu nennen.

Für bestimmte Berufsgruppen (Rechtsanwälte, Ärzte, Versicherungsvermittler) gibt es weitere Angabepflichten.

Außerdem besteht bei der Nutzung von bestimmten Einrichtungen eine Informationspflicht (z. B. bei sog. Vanity-Nummern, für Mehrwertdienste-Rufnummern, Service-Dienste (0180), Persönliche Rufnummern (0700), Premium-Dienste  (0900)).

Welche gesetzlichen Vorschriften sind genau zu beachten?

Nicht-Kaufmann / BGB-Gesellschaft

Gewerbetreibenden, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen folgende Angaben machen:

• Vorname (mindestens einer, ausgeschrieben),
• Zuname (Familienname) und
• ladungsfähige Anschrift (kein Postfach!).

Bei mehreren Gesellschaftern einer BGB-Gesellschaft müssen die o.g. Angaben für alle Gesellschafter getätigt werden.

Neben den (aber nicht anstelle der) Namen sind Zusätze wie Sachbezeichnungen („Hausmeisterbetrieb Rund um's Haus“), Buchstabenkombinationen („S+H“), Phantasiebezeichnungen („hypermaxxx“) und „Etablissementbezeichnungen“ ("Zum goldenen Hirsch" oder „Seehotel“) erlaubt.

§ 15 b GewO ist doch weggefallen, muss ich die Zusätze bei der GbR trotzdem angeben?

Ja. Obwohl der alte § 15 b GewO seit 2009 weggefallen ist, sollten Sie nicht auf die oben genannten Angaben zu verzichten:

Das Weglassen dieser Angaben (gegenüber einem Konsumenten) ist häufig eine unlautere Handlung nach § 5a des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) darstellen. Dieser kann teuer abgemahnt werden.

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen

Für im Handelsregister eingetragene Unternehmen gelten bei Geschäftsbriefen besondere gesetzliche Vorschriften. Diese sollen jedem (potentiellen) Geschäftspartnern ermöglichen, sich schon zum Beginn einer Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des Geschäftspartners zu informieren.

Einzelkaufmann (e.K.)

Auf allen Geschäftsbriefen des im Handelsregisters eingetragenen Einzelkaufmanns muss dieser  gem. § 37 a HGB seine Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;

• der Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung wie beispielsweise "e.K." oder "e.Kfr.";
• der Ort seiner Handelsniederlassung;
• das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist,

angeben.

Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG )

Auf Geschäftsbriefen der OHG und der KG müssen nach §§ 125 a, 177 a HGB

• die Firmierung in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
• die Rechtsform (OHG oder KG);
• den Sitz der Gesellschaft;
• das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist,

enthalten.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)

Die GmbH bzw. die UG (haftungsbeschränkt) muss auf ihren Geschäftsbriefen gem. § 35 a GmbHG mindestens folgendes angeben:

• Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
• Rechtsform der Gesellschaft;
• Sitz der Gesellschaft
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
• alle Geschäftsführer und - sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat - der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Wenn das Kapital der Gesellschaft genannt wird, müssen Sie in jedem Fall - wie auch bei der AG - das Stammkapital angeben. Wenn nicht alle Einlagen, die in Geld geleistet werden müssen, bereits geleistet worden sind, muss der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

GmbH & Co. KG und andere KG-Mischformen (AG & Co.  KG etc.)

Aus den §§ 125 a, 177 a HGB und 35 a GmbHG ergibt sich, dass auf allen Geschäftsbriefen einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter („Vollhafter) beteiligt ist, sondern lediglich eine haftungsbeschränkte juristische Person (z. B. GmbH oder AG) folgende Angaben gemacht werden müssen:

• Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
• Rechtsform der Gesellschaft (GmbH & Co. KG);
• Sitz der Gesellschaft;
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist.

Zusätzlich muss die persönlich haftende Gesellschaft (Komplementär) mit

• Rechtsformzusatz,
• Sitz,
• Registergericht und der
• Nummer, unter der die Gesellschaft eingetragen ist, sowie
• allen Geschäftsführern und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

angegeben werden.

Aktiengesellschaft (AG)

Die Aktiengesellschaft muss gem. § 80 AktG auf ihren Geschäftsbriefen folgende Angaben machen:
Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;

• Rechtsform der Gesellschaft (Aktiengesellschaft);
• Sitz der Gesellschaft;
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
• alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstands muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden; 

Falls Angaben über das Kapital gemacht werden (was nicht zwingend erforderlich ist), so muss in jedem Fall das Grundkapital angeben werden. Darüber hinaus muss, der Gesamtbetrag der ggF. ausstehenden Einlagen angeben werden, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist.